员工索要加班工资被驳回—考勤表决定输赢
因加班工资争议引起的劳动仲裁或劳动诉讼较为常见，那么，企业应采取什么措施，尽量避免因加工工资问题引发劳动争议呢？员工提起仲裁或诉讼，要求公司支付拖欠加班工资的，公司应如何应诉？公司如何避免支付双倍加班工资的局面呢？本文将以一则本律师实际代理过的案件为基础，告知公司应如何安排员工加班，应如何向员工支付加班工资，应如何保留员工出勤记录等问题，帮助企业规避法律风险。
案情介绍：
孙某系上海市外高桥保税区内某日资企业（以下简称“日资企业”）的员工，双方于2006年4月1日建立劳动关系，劳动合同于2007年3月31日到期，岗位为司机，工资标准为3500元/月。2007年3月31日，劳动合同期限届满后，日资企业决定不再与孙某续签新的劳动合同，到期与其终止了劳动关系，并将工资结算至2007年3月31日。
然而，2007年4月15日，日资企业突然接到了浦东新区仲裁委员会的案件受理通知。孙某以工作期间，日资企业拖欠其加班工资为由提起了劳动仲裁。要求日资企业支付其两年来，共拖欠的加班工资31500元。
孙某主张：2006年4月1日至2007年3月31日期间，其每个工作日和法定节假日都加班了，公司向其支付加班工资时，每个工作日都少算了2个小时，按照每年261个工作日计算，日资企业应补发其加班工资31500元。
日资企业辩称：孙某的主张并不成立，孙某所主张的加班行为并不存在。孙某每月加班的时间，公司均有统计，且孙某也签字确认了。并且，公司根据该统计计算出加班工资并已支付给孙某。
仲裁结果：
浦东新区仲裁委员会认为，日资企业提供的考勤表清楚记载了员工孙某的每月加班情况，且员工孙某已签字认可，该份证据真实有效，仲裁委员会予以认可。并且，日资企业已根据考勤表上记载的加班时间计算出加班费支付给孙某，孙某也认可考勤表上记载的加班时间对应的加班费公司应支付。在孙某无相反证据证明其除考勤表记载外仍有加班行为的情况下，其主张仲裁委员会不予认可。故，驳回孙某的仲裁申请。孙某接受了仲裁结果，并未向法院提起诉讼。
律师分析：
员工向公司讨要加班费的劳动仲裁或劳动诉讼中，案件的关键点有两个：一是，员工是否有加班行为，加班时间有多少。二是，在存在加班行为的情况下，公司是否将加班费支付给了员工。
关于员工是否有加班行为，员工加班时间有多少问题，是每一个加班费纠纷引发的劳动争议的焦点。司法实践中，员工不需要充分证明其存在加班行为及加班时间，只要员工能提供复印件或其它证据证明其存在加班的可能性，或员工能提供证据证明公司对员工进行考勤。公司就必须承担充分的举证责任。仲裁委员会或法院通常认为，用人单位是考勤主体且保留有考勤表等考勤记录，对于用人单位保管的证据应由用人单位提供，用人单位不能提供或拒绝提供的，应由用人单位承担不利后果。因此，诸多加班费引起的劳动争议案件，公司一旦不能提供有效的考勤记录的，反而通常会被裁定或判定向员工支付加班费。
因此，律师提醒公司，尤其是公司人事或财务人员，应对员工进行考勤并在每月工资发放前对该月员工的出勤信息进行统计并要求员工签字确认，以避免因加班工资引发争议，以降低加班工资引发争议后公司支付加班费的法律风险。
关于第二个问题，在加班行为和加班时间确认的情况下，如何确定公司是否支付了加班费。这就涉及到工资单的作用和重要性。公司在向员工发放工资时，应制作工资单并要求员工签字确认，工资单中应写明每月发放的工资构成。
我们的工作：
本案中的日资企业是律师的常年法律顾问客户。因此，在日常服务中，律师已经对该企业进行了法律体检，梳理、诊断公司可能面临的法律风险，并提出了切实可行的解决方案。律师在日常服务中，已经帮助该企业制定了考勤表和工资单范本，并告知人事部门发放每个月工资前统计员工当月出勤情况，填写进考勤表中，并在工资发放前要求员工签字确认。同时，告知财务人员，应将每个员工的工资组成部分，根据实际情况，填写入工资单，并在工资发放前或工资发放时要求员工签字确认。
该日资企业很好的听取了律师的建议和执行了律师提供的解决方案，从而在本案中，轻松赢得了官司，避免的不必要的损失。
所以说，很多纠纷，尤其是仲裁或诉讼案件的输赢，其实在案件发生前就已经确定了。仲裁或诉讼过程中，是以证据说话的。而证据一般在进入仲裁或诉讼程序前，就已经产生了。因此，企业应重视日常的法律管理。具备条件的企业，应在纠纷发生前就委托律师提供法律服务，从而最大程度的避免法律风险的发生以及最大程度的规避承担法律责任的可能性。
实务中，有的企业因为员工较多，尤其是生产性企业，人事因为工作繁琐，就省去了考勤确认这一关。虽然有考勤，但只是打卡，并未每月与员工进行确认。一旦发生劳动争议，员工如果不认可考勤卡的真实性，而公司又不能提供与考勤卡相应的工资单予以佐证的，公司将面临较大的法律风险。其实，对于员工较多的生产性企业，要求人事制作每个员工的考勤表并要求员工签字，施行起来确实较为困难。但是，并不是不可解决的问题，完全可以将部分工作分给各部部门或各个小组的组长负责。比如，可以要求每个小组的组长或扩大至每个课室的课长对其主张的部门员工进行考勤和考勤签字确认。
当然，实务中，企业面临的问题各种各样，不是一种方法可以全部问题的。具体的问题需要具体分析。企业应重视可能引发纠纷的各种问题，在纠纷切实引发前，委托律师事先解决该等问题，预防纠纷发生或降低纠纷发生后承担法律责任的风险。
（本文作者 冯小敏 律师）
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